Die Digi­ta­li­sie­rung verän­dert die Arbeits­welt. Dies betrifft auch Bereiche, für die oft noch keine ausrei­chende Sensi­bi­lität vorliegt: Gerade in klei­neren Unter­nehmen liegen die Zugänge zu geschäfts­re­le­vanten Online-Konten und IT-Systemen in den Händen der Geschäfts­füh­rung. Selten gibt es dabei einen gere­gelten Notfall­plan für den Fall, dass diese plötz­lich ausfällt. Um in so einer Situa­tion hand­lungs­fähig zu bleiben, gilt es auch hier, recht­zeitig vorzu­sorgen.

Die Digi­ta­li­sie­rung der gesamten Geschäfts­welt hat in den letzten Jahren zu einer Flut an elek­tro­ni­schen Daten geführt: E-Mail-Konten, Social-Media-Accounts, Blogs, Cloud-Soft­ware, Online­shop-Systeme, Website-Hosting – die Liste der einge­setzten Programme ist in den meisten Unter­nehmen kaum mehr über­schaubar. Vor allem in kleinen und mittel­großen Unter­nehmen besteht nicht selten die Proble­matik, dass die Zugangs­daten zu besagten Systemen und Programmen in den Händen der Geschäfts­füh­rung konzen­triert sind. Im Ernst­fall des Able­bens einer Person aus der Führungs­spitze kann das zu ernst­haften Problemen für die Firma führen. Umso wich­tiger ist es, recht­zeitig auf die IT-getrie­bene Verän­de­rung der Arbeits­welt zu reagieren und Notfall­pläne für diesen Ernst­fall zu erar­beiten. Denn die Digi­ta­li­sie­rung macht die Wirt­schaft auch immer schneller, sodass persön­liche Umstände einzelner Akteure keines­falls die Hand­lungs­fä­hig­keit eines Unter­neh­mens einschränken dürfen. Klare digi­tale Nach­lass­re­ge­lungen können dabei helfen, dass Firmen in jeder Situa­tion hand­lungs­fähig bleiben.

Zwar bieten Bestat­tungs­un­ter­nehmen mitt­ler­weile auch hierbei ihre Hilfe an, doch handelt es sich in den meisten Fällen um den privaten Bereich. Dennoch: Eine vom Berliner Start-up Columba entwi­ckelte IT-Tech­no­logie hilft bereits dabei, unbe­kannte Verträge aufzu­spüren. Für die Geschäfts­füh­rung kleiner und mitt­lerer Unter­nehmen sollte aber im Opti­mal­fall eine solche Soft­ware-Lösung nicht notwendig sein. Sie ist deshalb gut beraten, ihr Unter­nehmen so zu orga­ni­sieren, dass es auch bei kurz­fris­tiger Abwe­sen­heit hand­lungs­fähig bleibt. Das stellt die Exis­tenz des Unter­neh­mens sicher – und letzt­lich auch die Arbeits­plätze.

Rund 80 % der inter­net­nut­zenden Menschen haben ihr digi­tales Erbe noch gar nicht gere­gelt – so das Ergebnis einer reprä­sen­ta­tiven Umfrage des Verbands Bitkom. Insbe­son­dere die jüngste und älteste Gene­ra­tion wirkt hierbei naiv. 88 % der 14- bis 29-Jährigen und 96 % der Gene­ra­tion 65 plus haben sich noch gar nicht um ihren digi­talen Nach­lass geküm­mert.

Ähnlich sieht dies in Unter­nehmen aus. Viele scheuen den Umgang mit dem digi­talen Erbe und die Einset­zung von Erben oder Bevoll­mäch­tigten.

Zum digi­talen Nach­lass gehören „alle Rechts­ver­hält­nisse, Rechte und Pflichten des Erblas­sers im Zusam­men­hang mit IT-Systemen und die damit verbun­denen elek­tro­ni­schen Daten (…)“ (Quelle: Bundes­mi­nis­te­rium für Justiz und Verbrau­cher­schutz). Dazu gehören nicht nur Daten aus sozialen Netz­werken, Konten mit persön­li­chen Daten wie Blogs oder Ähnli­ches, Spiel­konten sowie erwor­bene Bonus­punkte oder Rabatte, sondern insbe­son­dere auch Zugänge zu unter­neh­mens­re­le­vanten Online-Diensten wie Clouds, Website-Hosting, E-Mail-Verkehr, Buch­hal­tungs­soft­ware etc.

Insbe­son­dere klei­nere und mitt­lere Unter­nehmen verfügen nicht über IT-Abtei­lungen, die für die adäquate Siche­rung des digi­talen Nach­lasses sorgen. Größere Unter­nehmen hingegen haben oftmals sogar spezi­elle Rege­lungen, die bestimmen, wer Zugriff auf welche Daten und Infor­ma­tionen hat, auf Pass­wörter oder Social- Media-Konten. Kleine und mitt­lere Unter­nehmen sind deshalb nicht immer auf Notfälle oder plötz­li­chen Tod vorbe­reitet. Digi­tale Hinter­las­sen­schaften müssen von den Erben und Nach­fol­gern dann oft mühsam aufge­spürt werden.

Klei­nere und mitt­lere Unter­nehmen sind in den meisten Fällen eher hier­ar­chisch aufge­baut, das heißt die Geschäfts­füh­rung hält die Fäden in der Hand. Ist im Todes­fall keine Bevoll­mäch­ti­gung fest­ge­legt, kann sich das Unter­nehmen schon bald Problemen gegen­über­sehen. Denn in der Regel ist laut AGB der Inter­net­dienste aus Daten­schutz­gründen keinem Dritten der Zugriff auf einen Account erlaubt. Außen­ste­hende haben damit ledig­lich die Möglich­keit der Still­le­gung oder Löschung. Das kann weitere Probleme nach sich ziehen. Läuft z. B. eine Unter­neh­mens­prä­senz in den sozialen Medien ausschließ­lich über einen privaten Namen und es ist keinen anderen Personen eben­falls Zugriff erteilt, verschwindet die Präsenz im Nirwana des World Wide Web.

Selbst wenn aus unter­neh­me­ri­scher Sicht gar kein beson­deres Inter­esse an der Fort­füh­rung der Accounts besteht, ist eine ordent­liche Rege­lung wichtig. Denn im Todes­fall werden die recht­li­chen Pflichten mitver­erbt, die mit der Verwal­tung des Accounts oder der Website einher­gehen. Werden diese Pflichten verpasst, kann dies zu empfind­li­chen Konse­quenzen führen. Auch deshalb ist es wichtig, dass Dritte Zugang zum Account haben, um etwaige Anpas­sungen zeitnah vornehmen zu können. Dazu gehören auch Fragen des Urhe­ber­rechts, denn auch die Verant­wor­tung für Urhe­ber­rechts­ver­let­zungen wird mitver­erbt.

Tren­nung von privatem und unter­neh­me­ri­schem Bereich

Elemen­tarer Bestand­teil bei der Vorbe­rei­tung eines digi­talen Nach­lasses ist die Ausstel­lung getrennter Voll­machten für den privaten und geschäft­li­chen Bereich. Dies erlaubt den Bevoll­mäch­tigten dann im Ernst­fall die Hand­lungs­fä­hig­keit des Unter­neh­mens zu erhalten. Wich­tige Voraus­set­zung für eine unpro­ble­ma­ti­sche Hand­ha­bung ist, schon im Vorfeld die Nutzung von Diensten strikt zu trennen. Dazu gehört z. B. die konse­quente Unter­schei­dung von geschäft­li­chen und privaten E-Mails. Wird dies nicht verfolgt, so können sich später Probleme beim Zugriff durch Dritte auftun, wenn geschäft­liche E-Mails über einen privaten Account versendet wurden und diese unter den Daten­schutz fallen.

Letzt­wil­lige Verfü­gung

Geschäfts­leute können mithilfe ihres Testa­ments entscheiden, was nach dem Tod mit ihrem digi­talen Nach­lass passiert und wer Zugriff auf welchen Daten hat. Frei­lich bietet sich dies eher für den privaten Bereich an, weniger für das Unter­nehmen. Dennoch: Befindet sich das Unter­nehmen in Fami­li­en­hand, bietet sich eine solche letzt­wil­lige Verfü­gung bzw. ein digi­tales Testa­ment sicher­lich an.

Auflis­tung von Zugangs­daten

Neben einer letzt­wil­ligen Verfü­gung ergibt es grund­sätz­lich Sinn, sämt­liche Zugangs­daten und Anwei­sungen zu ihrer Hand­ha­bung in einem sepa­raten Doku­ment zu sichern. Die Liste kann mithilfe eines Pass­wort-Mana­gers verwaltet werden. Die simplen Hilfs­pro­gramme in Form einer Soft­ware oder einer Online-Anwen­dung schützen die Zugangs­daten durch ein Master­pass­wort, das im Todes­fall weiter­ge­geben werden muss. Das Master­pass­wort kann von einem von Berufs­wegen der Verschwie­gen­heit verpflich­teten Rechts­an­walt, Steuer­berater oder Notar verwahrt werden.

Gleich­wohl kann die unkon­trol­lierte Weiter­gabe sensi­bler Daten ebenso die Exis­tenz des Unter­neh­mens nach­haltig gefährden. Allein deshalb ist ein entspre­chendes Konzept zur Admi­nis­tra­tion von Pass­wör­tern und anderer unter­neh­me­ri­scher Online-Daten erfor­der­lich, um einen reibungs­losen Ablauf stets zu gewähr­leisten.

Einset­zung von Erben

Befindet sich das Unter­nehmen in Fami­li­en­hand, sind die Erben berech­tigt, die Accounts zu verwenden. Sofern die nach­fol­gende Geschäfts­füh­rung nicht bereits Zugang hat, kann sie die Accounts weiter benutzen. Perso­nen­daten müssen aller­dings zwin­gend ange­passt werden.

Bei sozialen Netz­werken beispiels­weise ist das klas­si­sche Erbrecht anzu­wenden. Das heißt, der digi­tale Nach­lass wird dem Erbe von Gegen­ständen gleich­ge­stellt. Kleine und mitt­lere Unter­nehmen, die inha­ber­ge­führt sind, sind in erster Linie davon betroffen. Hier wird der digi­tale Nach­lass nicht nur zur Führungs-, sondern auch zur Erbsache. Für eine Aufrecht­erhal­tung des Betriebs ist es gerade in diesen Fällen beson­ders wichtig, den digi­talen Nach­lass korrekt und recht­zeitig zu regeln. Daher sollte der digi­tale Nach­lass umge­hend abge­schätzt und entspre­chende Erben bestimmt werden, die Zugang zu den Konten erhalten.

Um ein ange­mes­senes Konzept auszu­ar­beiten, ist die Auswahl vertrau­ens­wür­diger Erben maßgeb­lich. Dazu gehört auch ein sorg­fältig ausge­ar­bei­tetes und durch­dachtes Testa­ment, das anwalt­lich zudem auf seine juris­ti­sche Korrekt­heit hin über­prüft werden sollte.

Eine aktu­elle Bestands­auf­nahme zeigt, was den digi­talen Nach­lass eines Unter­neh­mens ausmacht. Dazu gehören neben klas­si­schen E-Mail-Konten auch Anbieter von Cloud-Spei­chern, Accounts auf den verschie­denen Social- Media-Platt­formen sowie Konten bei anderen Service-Provi­dern oder Online­shops. Befindet sich die IT nicht im Haus, sondern wird von externen Dienst­leis­tern über­nommen und sind dadurch weitere Zugangs­daten erfor­der­lich, sollten auch diese Infor­ma­tionen Teil der Bestands­auf­nahme werden. Es ist grund­sätz­lich ratsam, Perso­nen­konten in Firmen­konten umzu­wan­deln, sodass der Zugang im Todes­fall einfa­cher ist.

Dabei ist es außerdem wichtig, fest­zu­legen, wie im Krank­heits- oder Todes­fall mit den digi­talen Zugängen verfahren werden soll. Dies erleich­tert im Ernst­fall den Umgang und die Hand­ha­bung deut­lich. Der Zugriff auf die Konten muss gewähr­leistet sein und bei Eröff­nung des digi­talen Testa­ments an die Bevoll­mäch­tigten über­gehen. Die Verwah­rung kann mithilfe des oben bereits erwähnten Pass­wort-Mana­gers erfolgen. Voraus­set­zung für eine reibungs­loses Funk­tion ist selbst­re­dend die Aktua­lität der Pass­wörter. Geän­derte Pass­wörter müssen deshalb umge­hend im Pass­wort-Manager ange­passt werden, ebenso müssen neu ange­legte Accounts sofort aufge­nommen werden.

Deshalb sollte in jedem Unter­nehmen gelten: Der digi­tale Nach­lass ist Teil eines IT-Notfall­plans, der jedwede Zugangs­daten inklu­diert. Er sollte entspre­chenden Vertrau­ens­per­sonen unter Berück­sich­ti­gung notwen­diger Sicher­heits­vor­keh­rungen zugäng­lich gemacht werden und so den digi­talen Nach­lass sicher­stellen.