Beim Einrichten einer Telko kommt es auf die Details an
Telefon- und Videokonferenzen sparen Zeit und Geld. Wer eine Telko einrichten will, muss sich aber mit der Technik vertraut machen, um Pannen zu vermeiden. Nur dann können virtuelle Meetings oder Präsentationen die Zahl der langwierigen und teuren Dienstreisen nachhaltig reduzieren.
Text: Midia Nuri
oderne Technik erleichtert Unternehmern in vielen Bereichen das Leben. Von besonders großem Vorteil sind virtuelle Konferenzen, Besprechungen oder Präsentationen. Statt jeden in einem Projekt engagierten Mitarbeiter zum Meeting anreisen zu lassen, organisiert der Firmenchef einfach eine Video- oder Telefonkonferenz. Dann können alle, die gebraucht werden, bequem aus ihrem Büro, aus dem Homeoffice oder von unterwegs teilnehmen. Nach dem ersten persönlichen Kennenlernen klappt das auch mit Geschäftspartnern – etwa, wenn technische Details oder Zeitpläne zu besprechen sind. Die Beteiligten sparen sich damit Zeit und Kosten für die An- und Abreise. Zudem verkürzen virtuelle Konferenzen meistens die Dauer der Besprechung. Man tauscht sich konzentrierter aus und hält sich weder mit Smalltalk noch wiederholten Zigarettenpausen auf. Diese Art der Besprechung ist also in vielerlei Hinsicht effizienter. Ob der Unternehmer dabei eher eine Telefonkonferenz oder eine Videokonferenz bevorzugt, ist letztlich Geschmacksache. Wichtig dagegen ist: Der Organisator muss die Telko richtig einrichten.
Per Collaboration-Tool lässt sich eine Telko gut einrichten
Die Ideallösung gerade mit Blick auf das Einrichten einer Telko oder Videokonferenz ist eine Telefonanlage mit einem sogenannten Collaboration-Tool. Mithilfe so einer Software können Anwender an verschiedenen Standorten parallel an einem Projekt oder Thema arbeiten. Sie schauen sich dabei buchstäblich über die Schulter: Jeder kann online auf Dokumente zugreifen und Änderungen eingeben, die für alle anderen sofort nachvollziehbar sind. Mit einer eingebauten Videokonferenzschaltung können sich die Konferenzteilnehmer sogar sehen. Zwei Stunden Videokonferenz statt ein halbes Dutzend Projektmitarbeiter durch die Lande fahren zu lassen – eine schöne Ersparnis. Selbst wenn man neben den Kosten für die Technik auch den Aufwand für Einführung und Schulung berücksichtigt. Natürlich sollten Unternehmer hierbei stets Datensicherheit und Datenschutz sicherstellen. Da ist bestimmt die ein oder andere Frage mit einem Anwalt zu besprechen, am besten einem Experten für IT-Recht.
Mit integrierten Lösungen ist eine Telko besonders bequem
Inzwischen gibt es zahlreiche technische Lösungen für Telefonkonferenzen. Die Investition in eine eigene Telefonanlage mit den entsprechenden Möglichkeiten kann sich auch für kleinere Unternehmen lohnen. Das ist mit Blick auf Abhörsicherheit insbesondere dann sinnvoll, wenn Projektbeteiligte oft sensible technische oder finanzielle Aspekte eines Vorhabens besprechen. Ob sich Kauf oder Leasing lohnt, dazu sollten Firmenchefs ihren Steuerberater fragen. Eine Telko einrichten ist mit diesen Lösungen praktisch ein Kinderspiel. Aber Unternehmer können sich dem Thema auch nähern, ohne eine spezielle Telefonanlage anzuschaffen. Entsprechende Dienste müssen nicht zwingend in die Hardware integriert sein. Bekannt – und für jedermann leicht nutzbar – sind auch Dienste wie Skype oder Facetime. Telefonisch lassen sich Ansprechpartner außerdem etwa per Smartphone einfach zusammenschalten – nur bei vielen Gesprächspartnern kann das manchmal etwas unpraktisch sein, weil die Gesprächspartner angerufen werden müssen – anstatt sich einzuwählen.
Beim Einrichten einer Telko auf die Tücken der Technik achten
Als Alternative bietet sich der Telkoservice eines Festnetzbetreibers oder speziellen Dienstleisters an. Die Telekommunikationsunternehmen bieten ihren Kunden für wenig Geld eine zentrale Einwahlnummer für Telefonkonferenzen. Auch für den regelmäßigen telefonischen Austausch gibt es viele interessante Angebote bis hin zu Flatrates, etwa von der Telekom. Ihre Einfachheit macht Telkos so bestechend.
Bleibt nur noch, die Tücken der Technik zu umgehen. Man sollte sich Funktionen, Besonderheiten und Einschränkungen der Telefonkonferenz-Tools genau ansehen, bevor man das erste Mal ein virtuelles Treffen veranstaltet. Wichtig ist etwa, beim Einrichten einer Telko über einen Telekommunikationsanbieter das Meeting nicht zu kurz anzusetzen. Sonst fliegen alle Gesprächspartner unversehens mitten in der Telko aus der Leitung und der Verantwortliche muss schnell eine neue Schalte organisieren. Es gibt also so manches überraschende Detail zu beachten. Aber wer sich die Mühe macht, spart mit Videokonferenz oder Telko einiges an Zeit und Aufwand.
Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.
Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg
