Zeiterfassung per App für effiziente Unternehmensführung
Mit gutem Grund gibt es so viele Apps zur Zeiterfassung. Unternehmer können damit ihre persönliche Zeiteinteilung optimieren und Projekte besser abrechnen. Auch die Arbeitsstunden der Mitarbeiter lassen sich so dokumentieren – und das
könnte nach dem neuen EuGH-Urteil bald sogar zur Pflicht werden.
Text: Frank Wiercks
ie EU-Gurkenverordnung gilt als Lachnummer schlechthin und Beleg für Überregulierung durch die Europäische Kommission. Allerdings meinen viele in der Wirtschaft, die Vorgaben zur Krümmung von Salatgurken seien besser als ihr Ruf. Schließlich ermöglichen sie Logistik- und damit Kostenvorteile. Deshalb sehen Gurken weiterhin genormt aus, obwohl die Verordnung lange Geschichte ist. Es kommt immer darauf an, was man daraus macht. Insofern stellt sich die Frage, wie einmal die EU-Arbeitszeitrichtlinie beurteilt wird – vor allem aus Unternehmersicht. Die EU-Vorgabe zum Schutz von Arbeitnehmern setzt Leitplanken für humanes Arbeiten. Es geht um Ruhepausen, bezahlten Urlaub, Schutzmaßnahmen für Nachtarbeit. Alles wichtige Themen. Durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs könnte die Richtlinie jetzt aber zum Bürokratiemonster mutieren. Der EuGH hat entschieden, dass Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit ausnahmslos aller Beschäftigten erfassen müssen. Nun sind die nationalen Gesetze anzupassen. Und jeder Firmenchef braucht bald entsprechende organisatorische oder technische Maßnahmen – etwa eine Zeiterfassung per App.
EU könnte Zeiterfassung für alle Beschäftigten vorschreiben
Bislang gilt für Unternehmer keine generelle Pflicht zur Zeiterfassung für eine Übersicht über geleistete Stunden. Es gibt gesetzlich geregelte Sonderfälle und betriebliche oder tarifvertragliche Regelungen. Etwa Zeiterfassung vor dem Hintergrund von Mindestlohngesetz, Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und geringfügiger Beschäftigung. Oder Zeiterfassung von Lenkzeiten bei Berufskraftfahrern. Beim Mindestlohn reicht die Bandbreite der Arbeitshilfen vom Papiervordruck im Internet bis „einfach erfasst“ – einer App zur Zeiterfassung vom Bundesarbeitsministerium. Unternehmer mit Weitblick nutzen aber professionelle Programme der Personalwirtschaft, die der Lohnbuchhaltung revisionssichere Daten bereitstellen. Gesetzlich vorgeschrieben ist auch eine Erfassung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Überstunden. Hier kann der Chef entsprechende IT-Systeme anschaffen. Oder er überlässt den Mitarbeitern die Zeiterfassung – etwa per App. Dass aber jeder, vom Lehrling bis zum angestellten Geschäftsführer, tagtäglich stempelt? Eigentlich unvorstellbar und wohl ein enormer bürokratischer Aufwand. Da die Pflicht aber nun droht, sollten Firmenchefs sich bei dem Thema vom Anwalt oder Steuerberater laufend informieren lassen. So können sie rasch reagieren.
Zeiterfassung per App macht Unternehmensführung effizienter
Unabhängig vom EuGH-Urteil sind Unternehmer aber generell gut beraten, sich mit aktuellen technischen Trends bei der Zeiterfassung zu beschäftigen. Das Thema ist ein wichtiger Aspekt etwa bei der Digitalisierung, die mehr Arbeit im Homeoffice möglich macht. Denn nicht jeder Unternehmer, der seine Beschäftigen zu Hause arbeiten lässt, findet automatisch die Variante „Vertrauensarbeitszeit“ gut. Viele Firmenchefs legen weiterhin Wert auf nachvollziehbar dokumentierte Auflistungen der Arbeitsstunden. Zudem ist dies auch eine Frage der effizienteren Unternehmensführung beziehungsweise Projektabrechnung. Wer moderne Systeme zur Zeiterfassung nutzt, kann beispielsweise Einsätze seiner Mitarbeiter besser planen und Leistungen rund um Aufträge besser in Zahlen fassen. Daher sollten sich nicht nur per se software-affine Unternehmer aus der IT-Branche mit dem Thema beschäftigen, sondern auch Handwerker oder Dienstleister. Welche Vorteile der Einsatz etwa entsprechender Apps für das Smartphone bietet, zeigt unter anderem der „Leitfaden mobile Zeiterfassung in KMU“ des Bundeswirtschaftsministeriums am Beispiel eines Malers.
Eigene Zeitplanung mit Zeiterfassung via App verbessern
Zeiterfassung per App ist aber nicht nur ein Thema mit Blick auf die Angestellten, sondern auch für den Unternehmer selbst. Vor allem für Freiberufler und Selbstständige, darüber hinaus aber für jeden Firmenchef lohnt es sich, seine gearbeiteten Stunden einem Projekt zuzuweisen. Das erleichtert nicht nur die Kalkulation und Abrechnung, sondern hilft auch, das persönliche Zeitmanagement zu verbessern. Es gibt zahlreiche Lösungen für die verschiedenen Mobilgeräte und Betriebssysteme, die in der Regel via Cloud laufen. Wer sich dafür entscheidet, sollte daher nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf die Bedingungen bei Datenschutz sowie Datensicherheit achten. Und – wenn er plant, Apps zur Zeiterfassung für seine Mitarbeiter einzusetzen – daran denken, dass solche Maßnahmen der Mitbestimmung unterliegen. Ob mit oder ohne Betriebsrat: Jeder Unternehmer sollte für seinen individuellen Fall mit einem Anwalt besprechen, wie er beim Einführen von Systemen zur Zeiterfassung und -auswertung vorgeht.
Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.
Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg
